雑費とはどのような勘定科目でいつ使う？定義と使い方、消耗品費・交際費との違いなどを解説

正しく仕訳して適切に帳簿管理と確定申告を行おう

個人事業主として開業すると、日々の取引を帳簿に記録する「記帳」が必要になります。このとき欠かせないのが「勘定科目」の知識です。勘定科目とは、取引の内容を分類するための名称で、「旅費交通費」「消耗品費」「通信費」など、経費の種類ごとに決められています。

しかし、すべての支出がきれいに勘定科目に当てはまるわけではありません。「この出費はどの科目で処理すればいいのだろう」と悩むケースも出てくるでしょう。そんなときに使われるのが「雑費」という勘定科目です。

雑費は便利な反面、安易に使いすぎると税務調査で指摘を受けたり、経営状況の把握が難しくなったりするリスクがあります。本記事では、雑費とは何か、どのような場面で使うべきかを具体例とともにくわしく解説します。正しい仕訳の知識を身につけて、適切な帳簿管理と確定申告を行いましょう。

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雑費とは何か

雑費とは、事業で発生した経費のうち、他の勘定科目に当てはまらない支出です。国税庁も「事業上の費用で他の経費に当てはまらない経費」と示しています。

たとえば、ごみ処理代やクリーニング代、一時的な機材のレンタル料などが該当します。これらは「旅費交通費」や「消耗品費」といった既存の科目には分類しにくく、かつ金額も小さいため、雑費として処理するのが一般的です。

ただし、雑費はあくまで「どの科目にも当てはまらない場合」に使う最終手段です。雑費を使う際は、まず他の勘定科目に当てはめられないかを検討することが重要になります。 何でも雑費にしてしまうと、帳簿を見ても何にお金を使ったのか分からなくなり、経営分析や税務対応に支障をきたす恐れがあるからです。

雑費はいくらまで使っていい？金額基準の考え方

雑費に計上できる金額に、法律で定められた上限はありません。しかし、実務では「経費全体の5〜10％以内」に収まるように管理するケースが一般的です。雑費の比率が高くなると、税務調査や金融機関の審査において、内訳を詳しく説明するよう求められる可能性が高まるためです。

また、金融機関から融資を受ける際にも、雑費が多すぎると財務内容の透明性に疑問を持たれる可能性があります。税務署や金融機関など第三者が決算書を見たとき、雑費が経費総額の10％以上あると不審に思われることがあります。

雑費の金額を抑えるコツは、同じ支出が繰り返し発生する場合に新しい勘定科目を作ることです。たとえば、毎月クリーニング代が発生するなら「クリーニング費」という科目を設けると、帳簿の透明性が高まります。1年に1回しか発生しない少額の費用であれば雑費に計上するのが適切ですが、頻繁に発生する支出は別科目を検討しましょう。

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雑費に該当する主な事業支出

雑費として計上できる支出は、「他の勘定科目に当てはまらない」「少額で一時的」という2つの条件を満たすものです。ここでは、個人事業主が実務でよく遭遇する雑費の具体例を紹介します。どのような支出が雑費に該当するのか、イメージをつかんでおきましょう。

団体の年会費やクレジットカードの年会費

商工会議所や業界団体への年会費は、雑費として処理されることが多い支出です。これらは事業を行ううえで必要な費用ですが、「会議費」や「交際費」とも性質が異なります。

法人用クレジットカードの年会費も、同様に雑費で処理できます。ただし、年会費の金額が大きい場合や、毎年継続して発生する場合は「支払手数料」や「諸会費」といった別の勘定科目を設けることも検討しましょう。

頻度が低く金額も少額であれば雑費で問題ありませんが、年間で複数回発生するなら科目を分けたほうが帳簿の見通しがよくなります。

証明書類の発行手数料

住民票や印鑑証明書の発行にかかる費用は、雑費として計上できます。登記簿謄本の取得費用や、各種証明書の発行手数料も同様です。

これらの手数料は1回あたり数百円程度と少額で、発生頻度も限られています。「支払手数料」として処理する方法もありますが、銀行の振込手数料など定期的に発生する手数料と区別するために、一時的な証明書発行費用は雑費にまとめるケースが一般的です。

摘要欄には「住民票発行手数料」「登記簿謄本取得費用」など、具体的な内容を記載しておくと後から確認しやすくなります。

機材やOA機器などの一時的なレンタル料

イベントや展示会で使用する機材の短期レンタル料は、雑費に該当します。プロジェクターや音響機器、テント、椅子などの一時的な利用料が具体例として挙げられるでしょう。

ポイントは「継続的かどうか」という点です。毎月発生するコピー機のリース料は「リース料」や「賃借料」として処理しますが、年に1〜2回程度の臨時利用であれば雑費で問題ありません。同じレンタル料でも、発生頻度によって適切な勘定科目が変わる点を覚えておきましょう。

クリーニング費用

作業着や制服のクリーニング代は、雑費として処理できます。来客用のスリッパやタオルのクリーニング費用も同様です。

ただし、飲食店や医療機関のように、衛生管理上クリーニングが頻繁に必要な業種では注意が必要になります。毎月まとまった金額が発生する場合は、「衛生費」や「クリーニング費」といった独自の勘定科目を作成したほうがよいでしょう。

ゴミの処分費用

事業で発生したゴミの処分費用は、雑費として計上できます。オフィスの不用品を処分する際の費用や、産業廃棄物の少額な処理費が該当するでしょう。

引っ越しに伴う臨時の清掃費用なども、雑費で処理することが一般的です。ただし、製造業など定期的に産業廃棄物が発生する業種では、「廃棄物処理費」などの科目を設けて管理したほうが経営状況を把握しやすくなります。

キャンセル料や解約違約金

ホテルや交通機関のキャンセル料、サービスの解約金なども雑費に該当します。これらは予定外の支出であり、他に適切な勘定科目がないため雑費で処理するのが一般的です。

ただし、キャンセル料の金額が大きい場合は注意が必要になります。数万円を超えるような解約違約金は、「雑損失」として営業外費用に計上することも検討しましょう。本業の経費である雑費と、営業外の損失である雑損失は、損益計算書上の表示位置が異なるためです。

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雑費と間違えやすい勘定科目

雑費は「他の科目に当てはまらない経費」を処理するための勘定科目ですが、実際には他の科目と混同されやすいものがいくつか存在します。ここでは、雑費と間違えやすい5つの勘定科目について解説します。

雑費と消耗品費

雑費と混同されやすいのが消耗品費です。どちらも少額の支出に使われることが多く、明確な境界線がわかりにくいと感じる方も多いでしょう。国税庁では、消耗品費について以下のように定めています。

• 帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費
• 使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費

簡単に言うと、消耗品費は「使うことでなくなる物品」に対して使う科目です。

一方、雑費は物品の購入ではなく、手数料やサービス利用料など「形のない支出」に使われる傾向があります。実務上は、物として消耗するものの購入は消耗品費、物ではないサービス利用料などは雑費と使い分けケースが一般的です。それぞれの違いをまとめると、以下のようになります。

勘定科目	対象となる支出	具体例
消耗品費	使用してなくなる物品	文房具、コピー用紙、電池、ガソリン
雑費	物品以外の少額・一時的な支出	手数料、クリーニング代、ごみ処理費

迷ったときは「物として消耗するかどうか」を判断基準にするとよいでしょう。

雑費と交際費

交際費は、取引先や顧客との関係を維持・促進するための支出に使う勘定科目です。接待のための飲食代や、贈答品の購入費用などが該当します。

雑費との違いは「相手が存在するかどうか」という点にあります。交際費は取引先など特定の相手に対する支出であるのに対し、雑費は相手を問わない事業運営上の少額経費です。

また、交際費は税務上の取り扱いが厳しく、法人の場合は損金算入に制限があります。個人事業主の場合は全額経費にできますが、税務調査で公私混同を疑われやすい科目です。

雑費と予備費

予備費と雑費は名称が似ているため混同されがちですが、性質がまったく異なります。

予備費とは、予算編成時に不測の事態に備えて確保しておく「予算上の概念」です。実際にお金を使ったときに計上する勘定科目ではありません。予備費は突発的な支出が発生した際や、期中に思いがけない投資の機会が訪れた際などへの備えとして設定するものです。

一方、雑費は実際に発生した支出を記録するための勘定科目になります。予備費として確保していた予算を使ったとしても、帳簿上は「雑費」や「消耗品費」など、支出内容に応じた科目で仕訳する点を覚えておきましょう。

雑費と支払手数料

支払手数料は、銀行の振込手数料や代引き手数料など、定期的に発生する手数料を処理する勘定科目です。証券会社への売買手数料や、不動産の仲介手数料なども含まれます。

雑費との使い分けは「頻度と金額」がポイントです。毎月発生する振込手数料は支払手数料で処理し、年に数回しか発生しない証明書発行手数料は雑費で処理する、というように区別します。

雑費と雑損失

雑費と雑損失は名称が似ていますが、損益計算書上の位置づけがまったく異なります。

雑費は本業の売上を上げるためにかかった経費のうち、金額が少ないものを処理するときの勘定科目です。一方、雑損失は本業に関わりのない支払いで金額が小さいものを処理するときに使用します。

勘定科目	分類	対象となる支出	具体例
雑費	販売費及び一般管理費	本業に関連する少額経費	ゴミ処理費用や消毒代 臨時のクリーニング代や証明書発行手数料 銀行振込手数料や一時的なレンタル料金
雑損失	営業外費用	本業と関係ない少額の損失	罰金（駐車違反や速度超過の反則金） 現金過不足や盗難損失 違約金、損害賠償金、弁償費用

たとえば、現金の過不足や、盗難による少額の損失は雑損失で処理します。事業活動で発生したクリーニング代や手数料は雑費です。両者を混同すると損益計算書の数値が正しく表示されなくなるため、区別して使いましょう。

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雑費の正しい仕訳方法

雑費の仕訳は、他の経費と同じく「借方」と「貸方」に分けて記録します。

基本的な仕訳の形は「借方：雑費／貸方：現金（または普通預金など）」です。たとえば、ごみ処理費用として3,000円を現金で支払った場合は、以下のように記録します。

借方	金額	貸方	金額
雑費	3,000円	現金	3,000円

クレジットカードで支払った場合は、決済時と引き落とし時の2回に分けて仕訳が必要です。たとえば、クリーニング代5,000円をカードで支払った場合、まず決済時に以下のように記録します。

借方	金額	貸方	金額
雑費	5,000円	未払金	5,000円

その後、カードの引き落とし日に次の仕訳を行います。

借方	金額	貸方	金額
未払金	5,000円	普通預金	5,000円

摘要欄の記載も重要なポイントです。「雑費」という科目名だけでは、後から見たときに何の支出かわかりません。「○○商工会議所年会費」「引っ越しに伴うごみ処理費用」など、具体的な内容を必ず記載しておきましょう。税務調査の際にも、摘要欄の記載が適切であれば説明がスムーズになります。

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雑費計上の注意点

雑費を計上する際には、いくつかの注意点があります。正しく処理しないと、確定申告の際に修正が必要になったり、税務調査で指摘を受けたりするかもしれません。ここでは、特に気をつけたい2つのポイントを解説します。

消費税の課税・非課税を正しく分ける

雑費に計上する支出には、消費税がかかる「課税取引」とかからない「非課税取引」が混在しています。正しく区分しないと、消費税の申告額に誤りが生じてしまいます。

課税取引に該当するのは、クリーニング代やレンタル料、ごみ処理費用などです。これらは消費税10％が含まれた金額で支払うため、仕入税額控除の対象になります。

一方、非課税取引に該当するのは、住民票や印鑑証明書の発行手数料など行政サービスに対する支払いです。これらには消費税がかかりません。

2023年10月から始まったインボイス制度により、仕入税額控除を受けるには原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要になりました。雑費として処理する支出でも、課税取引であればインボイスを受け取って保管しておきましょう。

支出の内容次第では家事按分を行う

個人事業主の場合、事業用とプライベート用の支出が混在するケースがあります。このような場合は「家事按分」を行い、事業で使用した分だけを経費として計上しなければなりません。

たとえば、自宅兼事務所で使用しているものをクリーニングに出した場合、すべてを経費にはできないケースがあります。事業用の作業着であれば全額経費にできますが、私服と兼用している場合は使用割合に応じて按分が必要です。

引っ越し費用を雑費として計上する場合も、事業用途と個人用途の支出が混在しているときは家事按分を行います。事業に使用する荷物の割合が20％であれば、引っ越し代の20％のみが経費として計上できる金額になります。

家事按分の割合は、客観的に説明できる根拠が必要です。「なんとなく半分」ではなく、使用時間や面積、数量などをもとに合理的な割合を算出しましょう。税務調査で質問されたときに、根拠を示せるよう記録を残しておくことが大切です。

「困ったら雑費」はNG！雑費を多用すると起こる3つのリスク

勘定科目がわからないとき、「とりあえず雑費にしておこう」と考える方は少なくありません。しかし、雑費を安易に多用すると、さまざまな問題が生じます。

税務調査での指摘リスクが高まる

雑費が多いと、税務調査で重点的にチェックされる可能性が高くなります。雑費は他の科目に該当しない費用が計上されるため、勘定科目だけを見ても何の費用かがわかりづらく、税務調査時に確認項目になりやすいのです。

雑費が多いと、税務署に「適当に仕訳している」という印象を与えかねません。内容が不明瞭な経費が多ければ、「本当に事業に必要な支出なのか」と疑われることもあるでしょう。

その結果、領収書や請求書の提示を求められ、一つひとつの支出について説明を求められる可能性があります。証憑書類が不十分だったり、事業との関連性を説明できなかったりすると、経費として認められず否認されるリスクも生じます。

経営の分析が困難になる

雑費が多い帳簿は、経営分析にも支障をきたします。勘定科目ごとに経費を分類する目的は、「何にいくら使っているか」を把握するためです。雑費にまとめてしまうと、その目的が達成できません。

たとえば、「今月は経費が増えた」と気づいても、雑費の中身がわからなければ原因を特定できないでしょう。コスト構造が不明瞭になり、どこを改善すれば利益が増えるのかも見えにくくなります。事業を成長させるためにも、経費は適切な科目に分類して管理しましょう。

融資の審査で不利になる可能性がある

金融機関から融資を受ける際、決算書は重要な審査資料の一つです。雑費が多い決算書は、金融機関に対してネガティブな印象を与える可能性があります。

融資担当者は、決算書から事業の収益性や安定性を判断します。雑費が膨らんでいると、「経費管理ができていない」「何に使ったかわからない支出が多い」と評価されかねません。

雑費が膨らみすぎると、帳簿を見た際に内容を把握しにくくなり、銀行から融資を受ける際にネガティブな印象を与えたり、税務調査や会計監査の際に精査される原因になったりする可能性があります。信頼性の高い決算書を作成するためにも、雑費はできるだけ少なく抑えましょう。

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税務調査で指摘されないための対策

雑費を使う場面はゼロにはできませんが、適切な対策を講じることで税務調査で指摘を受けるリスクを減らせます。ここでは、日頃から実践しておきたい3つの対策を紹介します。

証憑書類・資料を保管しておく

雑費として計上した支出には、必ず領収書や請求書などの証憑書類を保管しておきましょう。税務調査では「本当に事業のための支出か」が確認されます。証憑書類がなければ、経費として認められない可能性があります。

領収書には、日付・金額・支払先・内容が記載されているか確認してください。宛名が空欄だったり、「品代」としか書かれていなかったりする場合は、自分でメモを残しておくとよいでしょう。

2024年1月からは電子帳簿保存法により、電子取引のデータは電子データのまま保存することが義務化されています。メールで受け取った請求書やウェブ上の領収書は、紙に印刷するだけでなく、電子データとしても保存しておく必要があります。

勘定科目に一貫性を持たせる

同じ内容の支出は、毎回同じ勘定科目で処理することが大切です。たとえば、ある月はクリーニング代を「雑費」で処理し、別の月は「福利厚生費」で処理するというように、科目がバラバラだと帳簿の信頼性が下がります。

勘定科目を設定する際は「同一の取引のときには、毎回・毎年同じ勘定科目を使う」という点に注意が必要です。これは、決算書で経営分析を行う際に「何にどれくらい使ったのか」を正確に把握するためでもあります。

社内でルールを明文化し、「この支出はこの科目」と決めておくと迷いがなくなります。個人事業主の場合も、自分なりのルールを作って記録しておくと、毎年の確定申告がスムーズになるでしょう。

摘要欄に情報を付記する

雑費で仕訳する際は、摘要欄への記載を丁寧に行いましょう。「雑費」という科目名だけでは内容がわからないため、具体的な情報を残しておくことが重要です。

記載すべき情報は、主に「支出内容」「取引先名」「使用目的」の3つです。たとえば「○○協会年会費」「△△引っ越しセンター・事務所移転費用」のように記載すれば、後から見ても内容が一目でわかります。

税務調査で質問されたときも、摘要欄に詳細な情報があれば説明がしやすくなります。「何のための支出か」を第三者が見てもわかるように記録しておくことを心がけましょう。

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まとめ

雑費とは、事業で発生した経費のうち、他の勘定科目に当てはまらない少額で一時的な支出を処理するための勘定科目です。商工会議所の年会費や証明書の発行手数料、一時的なレンタル料やクリーニング代など、さまざまな支出が該当します。

ただし、雑費はあくまで「他に適切な科目がない場合」に使う最終手段です。経費総額の5〜10％以内に抑えることを目安とし、安易に多用しないよう注意しましょう。雑費が多すぎると、税務調査での指摘リスクが高まるだけでなく、経営分析が困難になったり、融資審査で不利になったりする可能性があります。

（編集：創業手帳編集部）