経費削減はAI自動化で実現！人件費・外注費を下げる方法や導入ステップを徹底解説

経費削減はAIが叶えてくれる

AIが進化を続けている現代において、企業でもAIの活用が増えています。経費削減にも有効なことが理由の1つです。
しかし、「どのような作業を任せれば良いのか」「何を活用すれば良いのか」と悩む人もいます。

そこで今回は、なぜAIが経費削減を叶えてくれるのかその理由を解説すると共に、経費削減に向けてできる主な作業や活用するステップ、導入を失敗しないための注意点などを解説していきます。
AIの導入コストをおさえる方法についても紹介していくので、経費削減を目指したい企業担当者やAIの導入を考えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

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経費削減にAI自動化が効く理由

そもそもAIとは、人工的に作られた知能システムのことをいいます。
与えられたデータからパターンやルールを学び、処理を実行することで単純作業の自動化をはじめ、複雑なタスクの効率化を目指せる仕組みです。

近年では生成AIが特に注目を集めています。少ない条件から見出したパターンを組み合わせ、新しい画像やテキストを創出します。
対話型AIや画像生成ツールが代表的な例です。

企業では業務特化型AIの活用も進んでいます。
汎用的なAIモデルに自社の業務データをはじめ専門的な知識を学習させることで、特定のプロセスに最適化し、より高精度で高効率な自動化を目指せます。
中小企業では、人手不足や業務属人化、作業時間の増大などが主な課題となっています。人材を確保できれば問題を解消できますが、難しいと考える企業も多いかもしれません。
そのような中で、AI自動化を企業が進めれば、人間が行っていた作業をAIが担うため、作業工数や人件費を削減できます。具体的な理由を下記で解説していきます。

人件費・外注費を直接減らせる仕組み

経理業務でAIを活用すれば、会計プロセスを自動化できるため人件費や外注費の削減につながります。
自動化できる業務の一例としては、経理のバックオフィス業務やデータの分析、財務報告や事業運営に関する意思決定などです。

経理においては、仕訳の入力や請求書の処理などに多くの時間を要します。しかし、これらはルールに則った繰り返しの作業が多く、ミスが起きやすい部分でもあります。
AIは、反復作業を正確に処理するだけではなく、高速で処理をしていくため導入を進める企業が増えているのです。実際に活用されている分野は以下の通りです。

• OCR：紙の領収書や請求書を読み取りデータ化をする
• 機械学習：取引内容をもとにして勘定科目や仕訳を自動分類
• 自然言語処理：レポートの要約や取引明細の自動生成

上記のような作業によって、「工数削減＝人件費削減」につなげられます。

作業スピード・精度が向上しミス削減につながる

作業スピードを早めるための策を練って実行したり、精度向上を目指したりしても人間であれば見落としやミスは起こってしまいます。
しかし、AIを活用すればミスの要因である人的作業を自動化するため、作業スピードを上げつつ、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。

例えば、人間は慣れや疲労によって見落としが発生するケースがありますが、AIは一定の精度を保ち作業を進めることが可能です。
データを入力する際の桁数のチェックやメール送信前の宛先の確認など、単純でありながらも重要な作業を確実に実行できる仕組みが確立されています。

また、AIであれば休息や睡眠も必要ないため、24時間に渡って監視体制を構築することも可能です。
夜間や休日でも、同じ品質でエラー検知が可能となるため、緊急時の対応や異常値の早期発見なども即座に対応できます。
24時間稼働する人的リソースと比較をすれば、運用コストを大幅に削減できるでしょう。

データ活用で最適化が加速する

様々なデータをAIに学習させることで、AIはデータを分析して予測を立ててくれます。その結果、以下の削減や最適化を目指せる仕組みです。

• 過剰在庫の削減
• 廃棄コストの抑制
• 電力使用の最適化
• 広告運用の最適化

例えば、需要予測AIで発注精度の向上を目指せば、廃棄率の削減が可能です。
食品廃棄ロスが増えれば企業が抱える負担も多くなってしまうため、AIを活用して削減を目指してみてください。

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AI自動化で経費削減できる主な作業

ここからは、AI自動化によって経費削減を目指せる主な作業内容を解説していきます。中小企業がすぐに取り組める内容となっているため、参考にして実践してみてください。

バックオフィス：事務作業の自動化

AIに反復的な定型作業を任せることで、事務作業を自動化できるため人件費の削減を目指せます。主に以下の作業です。

• データ入力
• 請求書処理
• 財務レポートの作成
• エラー検出
• 財務予測
• 経費処理

例えば、請求書の処理は従来であれば紙の請求書を受け取って手作業で発注書との照合や承認が必要でした。
しかし、AI自動化を進めれば請求書を読み取るだけで発注書と自動でマッチングをして不一致を自動検出してくれます。
承認フローもルールを設定することで自動化できるため、確認作業の時間削減に役立ちます。

カスタマーサポート：問い合わせ対応の効率化

AIによって問い合わせ対応の自動化を目指せます。例えば、AIチャットボットは問い合わせ対応の一部を自動化するため運用コストの効率化につながります。
一般的に、ユーザーからの質問は「よくある質問」のように定型的な内容であることが多いです。
これらの一次対応をAIに任せることでオペレーターは複雑な問題解決に専念できるため、対応を効率化できるだけではなく、人件費の抑制や顧客満足度向上にもつながります。

コンテンツ制作：企画・ライティングの自動化

生成AIを活用すれば、コンテンツ制作に役立ちます。
公式サイトやECサイト、ブログなどに載せる文章を作成するにしても、構成を考えたり魅力的な文章を考えたりするのは難しいです。
人間の場合、多くの時間を要するケースもあるため、ほかの作業に支障をきたす可能性もあります。

しかし、生成AIを活用すれば文章の作成を自動化できます。専門的な内容やユーザーの興味をひく魅力的な文章を素早く生み出すことも可能です。
短時間で生成してくれるため、作業効率が上がり人件費の削減にもつながります。

採用・人材育成：定型業務の自動化

採用の場においては、求人情報の作成や候補者の探索、候補者とのマッチングや選考スケジュールの管理、適正検査など、様々な場面でAIがサポートしてくれます。
エントリーシートを確認して候補者を絞り込むだけでも企業には負担がかかりますが、AIに任せれば作業の負担軽減が可能です。

人材育成においても、定型業務が自動化しているため、教育する範囲も少なくなっています。
対話AIを活用すれば講師が不要となるため、企業内での学習やロールプレイングが可能です。その結果、講師の人件費や会場費などの削減を目指せます。

需要予測・在庫管理：ロス削減

AIによるデータ分析によって、需要予測や在庫管理が可能です。例えば、天候や曜日、過去の購買データなどを学習させることで、高精度な販売予測を立ててくれます。
その結果、過剰発注を防げるため食品廃棄を削減できコスト改善が期待できます。

在庫管理をAIに任せれば最適化が可能なので余剰在庫を減らすことにつながり、保管コストや配送コスト削減を目指すことが可能です。

物流・配送ルート最適化：燃料費・工数削減

AIが蓄積されたデータを活用することで、「各車両がどの経路で回るのが効率的なのか」をスコア化できます。
自分で考えずに最適なルートで配送ができるため、経験の少ない人材でも即戦力として活躍できます。
効率的な配送を目指せれば、人件費の削減や車両台数の削減、燃料費の削減も目指せるでしょう。

エネルギー管理：電力費削減

エネルギーの管理もAIに任せられます。例えば、冷蔵庫や空調の稼働状況をAIでモニタリングすれば、最適な電力消費パターンを自動制御できます。
ピークカットや省エネ運用を徹底すれば、電気代の削減が可能です。データに基づいた電力使用量の分析にも活用できます。

広告制作・運用：入札・クリエイティブ最適化

入札管理や広告文最適化、予算配分といった反復作業をAIに任せれば、日々の業務を効率化できるため担当者はより戦略的な業務に専念することが可能です。
人間であれば数時間かかる作業もAIであれば数分で完了するため、人件費の削減にもつながります。

クリエイティブ制作においても、適切なプロンプトを入力するだけで商品のイメージに合った画像や動画、紹介文の作成が可能です。
テストの実施も容易になるため、クリエイティブ改善サイクルも大幅に短縮できます。

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経費削減にAIを活用するステップ

次に、経費削減にAIを活用する際のステップを簡単に解説していきます。

1.現状の業務コストと課題を洗い出す

まずは、現状を把握して課題を洗い出していきます。

• どの作業に時間がかかっているのか
• 課題のある作業にどの程度のコストがかかっているのか

これらを把握することで、自社に合うAIツールを選びやすくなります。その際には、現場の担当者からも意見を収集して改善点を明確化させてください。

2.自動化が可能な業務を選定する

抽出された課題から自動化が可能な業務をピックアップしていきます。例えば、以下のような業務です。

• 競合調査
• 受注データ処理
• 売上分析
• 勤怠や労務管理
• 日次レポートの作成
• メール対応

企業によって様々な作業が自動化できます。

3.適切なAIツール・サービスを選ぶ

次に、課題やピックアップした自動化が可能な課題に合わせて、適切なAIツールやサービスを選定していきます。
AIツールといってもそれぞれで異なる機能が搭載されているため、間違ったものを選ぶと役に立たないケースもあります。
課題やAIツールの技術、操作性や利用形態などを考慮して、最適なものを選んでください。

4.運用ルールと社内フローを整備する

AIを有効活用するためにも、運用体制を整えることが大切です。
どの業務でAIを活用するのか、どの程度までの判断をAIに任せるのかなどを定義し、最終チェックは人間が行うようルールを設定する必要もあります。
また、アクセス権限を厳密に管理するほか、情報漏洩や誤情報拡散を防止するためのガイドラインを策定することで、スムーズな運用を目指せます。

5.社内教育・研修で定着させる

AIを活用する際には、社内教育や研修も実施しなければいけません。従業員が知識ゼロの状態で作業を進めても、求めていた結果を得られないためです。
そのため、AIの仕組みや活用例などを学ぶ機会を提供するほか、AIの適切な使い方や注意点などについて学べる機会を用意してください。

6.効果測定を行い改善を繰り返す

AIを導入すれば終わりではありません。定期的に効果測定を実施して、必要に応じて改善を加えてください。
その際には、数字上の成果だけではなく、現場担当者のフィードバックを集めることも大切です。

AIを導入しても「使いにくい」となれば作業効率の向上や作業スピード向上は目指せません。
使い続けるのか、追加機能の導入が必要なのか判断するためにも、様々な人材の意見を収集してみてください。

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AI導入で失敗しないための注意点

失敗を招かないためにも、AIを導入する際の注意点を紹介していきます。

導入目的が曖昧なまま着手しない

AIを導入する際には、目的を明確化させることも大切です。
「何のために導入するのか」を明確にしないまま導入すれば、期待していた効果が得られない可能性があります。

例えば、AIを導入する目的が「コスト削減」であれば、顧客データの管理や書類作成、単純なタスクを任せられるツールを選ぶ必要があります。
目的に合わないツールを導入しても逆にコストがかかるため注意してください。

属人化を防ぐための運用ルールを作る

AIを導入しても、特定の人材のみしかAIツールを活用できなければ意味がありません。
属人化すると、万が一その人が退職してしまうと、新しい人材に1から作業を教える必要があるため企業側には大きな負担となります。

そのため、多くの人がAIツールを運用できるよう、ルールを策定することが重要です。
自治体や企業、大学が策定したガイドラインを参考にするほか、専門家にも相談をしながらルールを作成してみてください。

小さく始めて費用対効果を検証する

AI導入では、小さく始めることが重要です。1つの部署や特定の業務のみでAIツールを活用し、効果を検証します。
効果検証によって成果が確認できれば、ほかの部署や業務でも展開していくと失敗のリスクを防げるようになり、初期費用を抑えることにもつながります。

AI任せにしすぎない

経費削減でAIを活用する場合、すべてをAIに任せるのではなく人間の判断と組み合わせることが肝心です。
AIは学習したデータに基づいて動くので、前例がない場合には対応が難しくなります。
その際には人間による対応があることで失敗を防げます。

また、学習するデータが古い場合や偏りがあると、出力する成果に間違いがある可能性もあるため、人間によるチェックが欠かせません。
監督者を置くとリスクをおさえられるでしょう。

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AIの導入コストをおさえる方法

最後に、AIを導入する際のコストをおさえる方法を解説していきます。

無料・低価格ツールから始める

AIツールを導入するにしてもコストがかかります。
コストをあまりかけたくないのであれば、無料で利用できるオープンソースAIやクラウド型といったツールの活用を検討してみてください。
使い勝手や自社に合ったツールなのか知るためにも役立つので、お試しとして利用するのもおすすめです。

既存業務システムと統合できるサービスを選ぶ

新しくAIツールを導入する際、ゼロベースで構築すれば膨大なコストや時間がかかってしまいます。
経費削減を目指しているにもかかわらず、導入にコストが多くかかってしまえば意味がありません。
コストをおさえるためにも、既存の業務システムと統合できるサービスを選べば効率的に導入できるでしょう。

PoC（小規模テスト）で無駄な投資を避ける

本格的に導入する前に、小規模な範囲で試験的にAIツールを導入すれば無駄な投資を防ぐことにつながります。
実際に自社の環境で動作するのか、期待通りの効果を得られるのかテストによって検証できるため、合わなかった場合は導入を避けることが可能です。
無駄な投資をしないためにも、PoCは大切なポイントです。

外注と内製を組み合わせて最適化する

外注と内製を組み合わせる「ハイブリッド型」で失敗を防ぐことも可能です。
例えば、自社サイトに掲載するブログ記事を作成する場合、以下のように振り分けると質の高いコンテンツ制作を効率的に進めることにつながります。

• 内製化：基本的な記事
• 外注：専門的な記事
• AI：記事の構成やSEO対策

組み合わせることで、それぞれのメリットを活かしながらデメリットをおさえられる仕組みです。

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まとめ・AI自動化で継続的な経費削減を実現しよう

経費削減を目指すためにもAI自動化の導入はおすすめです。バックオフィスやカスタマーサポート、コンテンツ制作や人材育成など、様々な業務でAIを活用できます。
紹介した内容を参考に、自社の課題解決に見合うツールの導入を目指してみてください。

（編集：創業手帳編集部）